Subproceso Presupuesto – Ciudad Blanca SETP

Subproceso Presupuesto – Ciudad Blanca SETP

SISTEMA ESTRATÉGICO DE TRANSPORTE PÚBLICO DE PASAJEROS DE POPAYÁN

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	MOVILIDAD FUTURA S.A.S.	C-01-GAD-GD-11.4
	CARACTERIZACIÓN SUBPROCESO	Versión: 1
	GESTION ADMINISTRATIVA	Fecha: 06/03/2017

1. OBJETIVO	2. ALCANCE
Implementar todas las actividades técnicas y administrativas que permitan un eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por MOVILIDAD FUTURA S.A.S, desde su origen hasta su destino final, mediante la aplicación de disposiciones legales y de metodologías, establecidas por el Archivo General de la Nación, con el objeto de facilitar su consulta, conservación, preservación de la memoria institucional.	El proceso de Gestión Documental inicia con la formulación de actividades técnicas y estratégicas e indicadores de gestión, termina con la implementación de acciones preventivas, correctivas y de mejora que aseguren la eficacia al sistema.
3. RESPONSABLE DEL PROCESO Y DEPENDENCIA AL QUE PERTENECE EL PROCESO	4. TIPO DE PROCESO
Secretario General	Proceso de Apoyo

Ciclo PHVA
Objetivos
Indicadores
Puntos críticos
Políticas
Complementos
Documentos
Formatos
Ficha

5. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES DEL PROCESO (CICLO PHVA)

PROVEEDORES ¿Quíen suministra?	INSUMOS	ETAPAS	ACTIVIDADES	PRODUCTOS	CLIENTES Y/O PARTES INTERESADAS
Gobierno Nacional	Normatividad	P	Definir una política de Gestión Documental.	Documento Política Gestión DocumentalActa del Comité Interno de Archivo donde se aprueba la política.	Todos los procesos
Direccionamiento Estratégico.	Plan estratégico,	P	Identificar los recursos necesarios: normativos, económicos, administrativos, y tecnológicos	Plan Institucional de Archivos- PINAR	Todos los procesos
Secretaria General	Instrumentos archivísticos: Programa de gestión documental, tablas de retención documental	P	Planificar la implementación del Programa de Gestión Documental	Programa de gestión documental	Proceso gestión Administrativa-Gestión Documental. Todos los procesos.
Proceso gestión Administrativa-Gestión Documental.	Políticas de operación	H	Implementar la política de gestión documental.	Registros de asistencia. Memorias.	Todos los procesos
Todos los procesos. MECI	Formatos, Instructivos	H	Producir documentos.	Documentos elaborados en los formatos establecidos o documentos controlados Procedimiento de producción de documentos	Todos los procesos
Entes de control y vigilancia, todos los procesos y ciudadanía en general	Documentos y comunicaciones oficiales	H	Gestionar y tramitar los documentos	Registros de documentos radicados, registrados y distribuidos Procedimiento de gestión y trámite de documentos	Todos los procesos.
Todos los procesos	Documentos tramitados	H	Organizar los documentos	Documentos clasificados, ordenados y descritos aplicando la tabla de retención documental Procedimiento de organización de documentos Instructivo organización de contratos	Todos los procesos
Todos los procesos	Cronograma de transferencia documental.	H	Transferir los archivos de gestión	Documentos inventariados y organizados Procedimiento de transferencia documental	Todos los procesos
Secretaria General. Gestión Documental.	Tabla de retención documental y procedimientos	H	Garantizar la disposición final de los documentos	Plan de trabajo para aplicación de conservación total, selección, microfilmación o digitalización, y eliminación de documentos Actas de eliminación de documentos Inventario de documentos Procedimiento de aplicación de las Tablas de retención documental	Secretaria General, Gestión Documental
Secretaria General. Gestión Documental. Archivo general de la Nación.	Manual de operaciones. Procedimientos. Instructivos.	H	Garantizar la preservación a largo plazo de los documentos	Plan de conservación documental para los documentos análogos Plan de preservación a largo plazo para documentos electrónicos Procedimiento de preservación a largo plazo	Secretaria general Comunicación y tecnologías
Todos los usuarios	Solicitud de préstamo o consulta	H	Prestar el servicio de consulta de los documentos	Registros de prestamos Procedimiento de registro y control de préstamo de documentos	Todos los procesos
Junta directiva. Asamblea de accionistas. Órganos de control. Archivo general de la república.	Requerimientos. Resoluciones. Circulares	H	Rendir informes y requerimientos del Proceso Gestión Administrativa-Gestión documental	Informes presentados	Direccionamiento Estratégico. Junta directiva. Asamblea de accionistas. Entidades de control Archivo general de la república.
Proceso de gestión Administrativa-Gestión Documental.	Resultados del proceso.	V	Seguimiento al Cumplimiento de los Planes y programas desarrollados. -	Informe de seguimiento y resultados de la medición de los indicadores	Proceso de gestión Administrativa-Gestión Documental. Proceso de evaluación Control Interno, Proceso Gestión de Mejora Continua.
Proceso de gestión Administrativa-Gestión Documental. Proceso de evaluación Control Interno, Proceso Gestión de Mejora Continua. Órganos de control.	Resultados de la evaluación del proceso.	A	Elaborar el plan de mejoramiento del proceso cuando sea necesario.	Plan de mejoramiento.	Proceso de gestión Administrativa-Gestión Documental. Proceso de evaluación Control Interno, Proceso Gestión de Mejora Continua
Proceso de gestión Administrativa-Gestión Documental.	Plan de mejoramiento	A	Tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño del proceso	Acciones preventivas, correctivas y de mejora	Proceso de gestión Administrativa-Gestión Documental.

6. PROCESOS CON LOS QUE INTERACTÚA

n/a Colocar Políticas de Operación

7. PARAMETROS DE MEDICION

INDICADORES DEL PROCESO

NOMBRE DEL INDICADOR	TIPO DE INDICADOR	RESPONSABLE DE LA MEDICION	FRECUENCIA DE MEDICION	FÓRMULA
Indicador 1	Eficacia	Líder del proceso	Mensual

10. PUNTOS CRITICOS DE CONTROL

QUE SE CONTROLA	COMO SE CONTROLA	RESPONSABLE DEL CONTROL	REGISTRO
123	123	Líderes del proceso	123

7. POLITICAS DE OPERACIÓN
n/a

6. DOCUMENTOS Y REGISTROS	7. REQUISITOS	8. RECURSOS

14. NORMATIVIDAD LEGAL APLICABLE AL PROCESO

10. RIESGOS

ELABORACIÓN	REVISIÓN	APROBACIÓN
Fabian Patiño • Contratista	Julian Rojas • Contratista	Francisco Quiñonez • Gerente

SITIOS DE INTERÉS

INFORMACIÓN DE INTERÉS

REDES SOCIALES