Gestión de Comunicaciones y Sistemas de Información

	MOVILIDAD FUTURA S.A.S.	C-01-GAD-11.2
	CARACTERIZACIÓN PROCESO	Versión: 02
	GESTIÓN DE COMUNICACIONES Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN	Fecha: 27/07/2017

1. OBJETIVO	2. ALCANCE
Garantizar el personal técnico necesario en el proyecto, el talento humano, los recursos físicos, la atención al ciudadano, gestión documental y la implementación y mantenimiento del sistema de control interno a través de la norma técnica MECI, con el fin de prestar un buen servicio a la comunidad .	Inicia con el plan de acción, la programación de la implementación y mantenimiento del MECI y termina con las acciones de mejora.
3. RESPONSABLE DEL PROCESO Y DEPENDENCIA AL QUE PERTENECE EL PROCESO	4. TIPO DE PROCESO
Contratista	Proceso de Apoyo

Ciclo PHVA
Procesos
Políticas
Indicadores
Riesgos
Puntos críticos
Complementos
Documentos
Formatos

5. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES DEL PROCESO (CICLO PHVA)

PROVEEDORES ¿Quíen suministra?	INSUMOS	ETAPAS	ACTIVIDADES	PRODUCTOS	CLIENTES Y/O PARTES INTERESADAS
Alcaldía de Popayán Direccionamiento Estratégico. Proceso de Planeación	Matriz Plan de desarrollo. Plan estratégico.	P	Elaborar el plan de acción del componente de gerencia del proyecto.	Plan de acción.	Direccionamiento Estratégico. Proceso de Planeación.
Gobierno Nacional. Función Pública. Direccionamiento Estratégico.	Decreto 943 de 2014. Norma técnica del MECI. Plan estratégico.	P	Hacer la planeación en coordinación con el representante de la Alta Dirección, de las actividades a ejecutar para la implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI	Programación de la implementación del MECI.	Direccionamiento Estratégico. Gestión Administrativa. Proceso de evaluación Control Interno.
Gobierno Nacional. Direccionamiento Estratégico. Colombia compra Eficiente. Proceso de planeación. Proceso de gestión Contractual. Proceso Gestión financiera. Todos los procesos.	Normas. Lineamientos. Plan de acción. Presupuesto. Formato plan de adquisiciones.	P	Consolidar el plan de adquisiciones inicial y sus ajustes.	Plan de adquisiciones consolidado.	Proceso de gestión Contractual. Proceso Gestión financiera. Todos los procesos.
Direccionamiento Estratégico. DNP La UMUS. EL BID.	Documentos Conpes. Plan estratégico. Políticas.	H	Gestionar las actividades del componente de gerencia del proyecto. (Contratación de honorarios, gastos de viaje, compra de equipos, servicio de transporte, adecuación de las instalaciones)	Actividades ejecutadas.	Direccionamiento Estratégico. DNP La UMUS. EL BID. Todos los procesos
Direccionamiento Estratégico.	Plan estratégico.	H	Mantener actualizado el mapa de procesos y el modelo de operación por procesos, las políticas de operación, los indicadores de los procesos.	Resultado de la implementación del MECI. Informe de avance y madurez del MECI.	Direccionamiento Estratégico. Gestión Administrativa. Proceso de evaluación Control Interno. Todos los procesos.
Contratistas. Gobierno nacional. Supervisores.	Normas. Resolución de fijación de viáticos y gastos de viaje. Solicitud. Contratos.	H	Adelantar la gestión para el reconocimiento de los gastos de viaje de los contratistas.	Reconocimiento de gastos de viaje.	Proceso de Gestión Financiera. Contratistas.
Direccionamiento Estratégico. Todos los procesos.	Necesidades. Plan de adquisiciones	H	Gestionar y controlar la prestación del servicio de fotocopias, aseo, vigilancia y demás que requiera la entidad.	Estudios previos. Control de los Servicios	Direccionamiento Estratégico. Todos los procesos.
Gobierno nacional. Direccionamiento Estratégico. Proceso gestión administrativa.	Manual de procesos y procedimientos. Normatividad.	H	Coordinar el proceso Gestión Administrativa y los sub procesos (Talento Humano, Recursos Físicos, Atención Al ciudadano, Gestión Documental).	Informe de desarrollo del proceso de gestión administrativa y subprocesos.	Direccionamiento Estratégico. Gestión Administrativa. Subprocesos (Talento Humano, Recursos Físicos, Atención Al ciudadano, Gestión Documental)
Direccionamiento Estratégico. Entidades de control. Comunidad.	Requerimientos. Resoluciones. Circulares.	H	Rendir informes y requerimientos del proceso de gestión administrativa.	Informes presentados.	Direccionamiento Estratégico. Entidades de control.
Proceso de gestión Administrativa.	Plan de acción	V	Realizar el seguimiento al plan de acción del proceso de gestión administrativa.	Informe de seguimiento y resultados del plan de acción.	Proceso Gestión Administrativa. Proceso de evaluación Control Interno, Proceso Gestión de Mejora Continua.
Proceso gestión Administrativa.	Resultados del proceso, Procedimientos de indicadores.	V	Realizar el seguimiento y medición al proceso, productos o servicios.	Informe de seguimiento y resultados de la medición de los indicadores	Proceso gestión Administrativa. Proceso de evaluación Control Interno, Proceso Gestión de Mejora Continua.
Proceso gestión Administrativa.	Herramientas de evaluación (Formato de encuesta)	V	Evaluar la satisfacción de los usuarios del proceso de gestión Administrativa.	Consolidación de los resultados de la encuesta.	Proceso Gestión Administrativa. Proceso de evaluación Control Interno, Proceso Gestión de Mejora Continua.
Proceso Gestión Administrativa. Proceso de evaluación Control Interno, Proceso Gestión de Mejora Continua. Entidades de control.	Resultados de la evaluación del proceso. Plan de mejoramiento	A	Elaborar el plan de mejoramiento del proceso cuando sea necesario.	Plan de mejoramiento.	Proceso Gestión Administrativa. Proceso de evaluación Control Interno, Proceso Gestión de Mejora Continua Entidades de control.
Proceso Gestión Administrativa. Proceso de evaluación Control Interno, Proceso Gestión de Mejora Continua. Entidades de control.	Resultados de la evaluación del proceso. Plan de mejoramiento	A	Tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño del proceso	Acciones preventivas, correctivas y de mejora	Proceso Gestión Administrativa. Proceso de evaluación Control Interno, Proceso Gestión de Mejora Continua Entidades de control.

6. PROCESOS CON LOS QUE INTERACTÚA

- Procesos Estratégicos
- Procesos Misionales
- Procesos de apoyo
- Procesos de evaluación y seguimiento

8. PARAMETROS DE MEDICION Y SEGUIMIENTO

NOMBRE DEL INDICADOR	TIPO DE INDICADOR	RESPONSABLE DE LA MEDICION	FRECUENCIA DE MEDICION	FÓRMULA
PQRS Resueltas de Manera Oportuna	Eficacia	Líder Direccionamiento Estratégico	Trimestral	Peticiones, quejas, reclamos y/o sugerencias respondidas /Peticiones, quejas, reclamos y/o sugerencias susceptibles a dar Respuesta *100

10. PUNTOS CRITICOS DE CONTROL

QUE SE CONTROLA	COMO SE CONTROLA	RESPONSABLE DEL CONTROL	REGISTRO
Número de PQRS registradas	Seguimientos a las PQRS	Líderes del proceso	Matriz de Seguimiento

7. POLITICAS DE OPERACIÓN
Ver resolución 162/2017 políticas de operación

11. DOCUMENTOS Y REGISTROS

12. REQUISITOS

13. RECURSOS

DOCUMENTOS
P-01-GAD-11 Elaboración y Control de Documentos
P-02-GAD-11 Plan anual de adquisiciones
P-03-GAD-11 Liquidación de Viáticos y Gastos De Viaje
Ver documentos

MECI
Componentes del MECI-2014: 1.2.1 Planes, programas y proyectos. 1.2.2 Modelo de operación por procesos. 1.2.4 Indicadores de gestión. 1.2.5 Políticas de operación. 2.1.1 Auto evaluación de control y gestión. 2.3.1 Planes de mejoramiento. 3. Información y comunicación.

HUMANOS
Servidores públicos- Personal contratista- Todo el personal de la entidad.

FISICOS
Oficina, Computador, Muebles, Internet Sistemas de Información

14. NORMATIVIDAD LEGAL APLICABLE AL PROCESO
Ver normograma del proceso

14. NORMATIVIDAD LEGAL APLICABLE AL PROCESO

Ver normograma del proceso

DOCUMENTOS

CÓDIGO	TÍTULO	TIPO	PROCESO	VERSIÓN	ARCHIVO

FORMATOS

CÓDIGO	TÍTULO	TIPO	PROCESO	VERSIÓN	ARCHIVO

9. RIESGOS
R1: Relacionado a Gestión: No elaboración del Plan de Adquisiciones. R2: Relacionado con Corrupción: Favorecimiento en la liquidación de gastos de viaje y viáticos

ELABORACIÓN	REVISIÓN	APROBACIÓN
Fabian Patiño • Contratista	Fabian Patiño • Contratista	Francisco José Quiñonez • Gerente

MOVILIDAD FUTURA S.A.S.

CARACTERIZACIÓN PROCESO

GESTIÓN DE COMUNICACIONES Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN

SITIOS DE INTERÉS

INFORMACIÓN DE INTERÉS

REDES SOCIALES

HORARIO DE ATENCIÓN